Từ 15/5/2026, bắt buộc xác thực sinh trắc học khi đăng ký và thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
Theo Công văn 3078/CT-NVT ngày 15/5/2026 của Cục Thuế, từ ngày 15/5/2026, chức năng xác thực sinh trắc học được triển khai đối với thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Quy định áp dụng với doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi thay đổi thông tin người đại diện hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm tăng cường xác thực và bảo mật dữ liệu với cơ quan thuế.
1. Xác thực sinh trắc học mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là gì và những ai bắt buộc phải thực hiện?
Xác thực sinh trắc học là bước xác minh danh tính của người có trách nhiệm pháp lý khi thực hiện thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử thông qua ứng dụng eTax Mobile.
Theo kế hoạch triển khai của Cục Thuế, từ ngày 15/5/2026, sau khi gửi tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến cơ quan thuế, người nộp thuế sẽ không chỉ hoàn tất ở bước nộp hồ sơ như trước đây mà còn phải thực hiện thêm bước xác thực sinh trắc học trên hệ thống. Đây là yêu cầu mới nhằm đảm bảo hồ sơ được xác nhận chính xác bởi đúng chủ thể có thẩm quyền pháp lý.
Việc bổ sung xác thực sinh trắc học giúp nâng cao độ chính xác trong định danh, tăng cường bảo mật, hạn chế gian lận và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
***Theo thông báo từ cơ quan thuế, các đối tượng bắt buộc phải thực hiện xác thực sinh trắc học gồm:
- Chủ doanh nghiệp.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Chủ hộ kinh doanh
Như vậy, thủ tục này không thể hoàn toàn ủy quyền cho kế toán hoặc bộ phận hành chính nếu người có trách nhiệm pháp lý chưa trực tiếp hoàn tất bước xác thực trên eTax Mobile. Việc chủ động chuẩn bị từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh nguy cơ hồ sơ bị gián đoạn hoặc từ chối khi đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn xác thực sinh trắc học khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT trên eTax Mobile
Để hoàn tất thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, người nộp thuế cần thực hiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile theo quy trình mới. Hôm nay Vinvoice Viettel sẽ hướng dẫn bạn xác thực sinh trắc học theo các bước cơ bản cần thực hiện dưới đây:
Bước 1: Người đại diện pháp luật đăng nhập vào ứng ụng Etax Mobile trên thiết bị di động
Bước 2: Chọn chức năng Hoá đơn điện tử
Bước 3: Chọn chức năng Tờ khai chờ xác thực
Bước 4: Từ màn hình tờ khai chờ xác thực, nhấn chọn Sinh trắc học
Bước 5: Ứng dụng điều hướng sang ứng dụng VNeID của Bộ Công An
Bước 6: Đăng nhập VneID và chọn Xác nhận chia sẻ.
Bước 7: Nhập mã passcode và màn hình hiển thị như hình bên dưới
Bước 8: Người đại diện xác thực gương mặt theo hướng dẫn
Cuối cùng: Màn hình hiện kết quả xác thực, nhấn nút Gửi tờ khai tới Cơ Quan Thuế và hoàn thành.
3. Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử dùng mẫu nào?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế phải gửi lại cơ quan thuế Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Một số trường hợp chính:
- Nếu thay đổi thông tin người đại diện pháp luật, chủ hộ kinh doanh hoặc chủ sở hữu: phải thực hiện lại thủ tục theo quy trình có xác thực sinh trắc học.
- Nếu thay đổi các thông tin khác: xác thực qua OTP/email theo hướng dẫn từ hệ thống thuế.
Hồ sơ được nộp qua:
- Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế.
- Hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Như vậy, khi có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần chủ động cập nhật và gửi lại Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đảm bảo hồ sơ hợp lệ, tránh gián đoạn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
4. Lưu ý quan trọng để tránh hồ sơ hóa đơn điện tử bị từ chối khi xác thực sinh trắc học
Xác thực sinh trắc học là bước bắt buộc đối với các trường hợp thuộc diện áp dụng khi đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ chỉ được xem là hoàn tất khi người nộp thuế vừa gửi tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, vừa hoàn thành xác thực trên eTax Mobile.
Người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý thời hạn xác thực. Nếu quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo mà chưa hoàn tất sinh trắc học hoặc OTP, hồ sơ có thể bị từ chối và phải thực hiện lại từ đầu.
Trong thực tế, dù kế toán hoặc đơn vị hỗ trợ có thể chuẩn bị hồ sơ, nhưng chủ doanh nghiệp, người đại diện pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh vẫn phải trực tiếp thực hiện bước xác thực. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động phối hợp nội bộ từ sớm để tránh chậm trễ.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị ngay:
- Kiểm tra tài khoản eTax Mobile.
- Đảm bảo người đại diện pháp lý có thể đăng nhập và xác thực.
- Phối hợp trước giữa kế toán và người chịu trách nhiệm pháp lý.
- Theo dõi cập nhật mới từ Cục Thuế.
Việc chủ động chuẩn bị từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh hạn chế rủi ro hồ sơ bị gián đoạn, tiết kiệm thời gian xử lý và đảm bảo các thủ tục hóa đơn điện tử được thực hiện thuận lợi khi quy định mới chính thức áp dụng.
Theo nội dung thông báo, Thái Sơn sẽ tiếp tục cập nhật kịp thời tới Quý Đối tác/Khách hàng các thông tin và kế hoạch triển khai chính thức từ Cục Thuế trong thời gian tới. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên thường xuyên theo dõi các hướng dẫn mới để chủ động thích ứng, đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hồ sơ thuế điện tử luôn thông suốt, đúng quy định.
